Banjarbaru (ANTARA) - Sebanyak 3.000 boks yang dijadikan tempat penyimpanan berkas arsip di Depo Arsip Banjarbaru sudah diganti dengan boks baru sesuai program Reboxing yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kalsel.
Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan Dispersip Kalsel Alfazi di Banjarbaru, Ahad mengatakan, ribuan boks arsip yang sudah diganti merupakan bagian dari penggantian boks atau reboxing di tempat penyimpanan arsip itu.
"3.000 boks arsip yang sudah diganti tersebut merupakan bagian dari tahap pertama penggantian boks sebanyak 6.000 boks yang direncanakan bisa diselesaikan sebelum akhir tahun," ujarnya.
Ia mengatakan, saat ini proses penggantian boks arsip masih terus dilakukan pegawai Depo Arsip milik Dispersip Provinsi Kalsel yang terletak di dalam lingkungan Balaikota atau pusat pemerintahan kota Banjarbaru.
Disebutkan, penggantian boks arsip dilakukan sejak bulan Maret atau sebelum pandemi COVID-19 dengan menurunkan pegawai baik ASN yang dibantu tenaga kontrak agar bisa menyelesaikan reboxing tersebut.
"Kami optimistis reboxing tahap pertama sebanyak 6.000 boks selesai sebelum akhir tahun, apalagi setiap hari rutin dikerjakan pegawai dengan sistem shift sehingga penggantian diharapkan bisa cepat," ungkapnya.
Dijelaskan, penggantian boks arsip dilakukan satu persatu terhadap lebih dari 10.000 boks arsip yang tersimpan di tempat itu. Setiap boks diperiksa layak tidaknya diganti disamping pemilahan berkas didalamnya.
"Pekerjaannya bukan hanya mengecek boks tetapi juga memilah berkas yang ada di dalam boks, kemudian dicatat satu-persatu untuk mengetahui usia berkas yang dimasukan sehingga memudahkan pencarian," ucapnya.
Dikatakan, selain untuk memudahkan pencarian arsip jika diperlukan, tujuan pemilahan juga untuk mengetahui Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang akan menentukan waktunya sebuah arsip siap dimusnahkan.
"Awal tahun lalu sudah dimusnahkan puluhan ribu berkas dan sebelum akhir tahun juga dilakukan pemusnahan kembali sehingga melalui pemilahan bisa ditentukan mana berkas yang dimusnahkan sesuai JRA," kata dia.
Ditambahkan, arsip yang tersimpan di Depo Arsip terdiri dari arsip statis atau tetap yang tidak bisa dimusnahkan karena berkaitan dengan sejarah atau perbatasan sehingga harus disimpan di tempat itu.
Selain itu, ada arsip dinamis terbagi dua yakni arsip aktif yakni arsip yang masih dipakai sehari-hari dan arsip inaktif atau arsip yang sudah jarang dipakai sehingga bisa disimpan atau dimusnahkan.
"Arsip inaktif ini yang dimusnahkan namun pemusnahan sesuai JRA dan prosesnya harus sesuai aturan serta ketentuan yang berlaku mulai dari persetujuan gubernur Kalsel hingga pusat yakni ANRI," katanya.
