Jakarta (ANTARA) - Biaya operasional perusahaan merupakan salah satu faktor penting yang harus dijaga agar keuangan perusahaan tetap sehat.
Tanpa pertimbangan dan kebijakan yang baik, biaya operasional perusahaan bisa jadi akan membengkak dan pastinya berdampak buruk pada kondisi keuangan perusahaan. Banyak hal yang harus manajemen lakukan agar keuangan perusahaan tetap stabil.
Sebagai bisnis, perusahaan harus berusaha untuk menghasilkan keuntungan sebesar-besarnya. Tentu hal ini sesuai dengan definisinya karena jika tidak bertujuan menghasilkan keuntungan, maka dapat disebut dengan perusahaan nirlaba atau lembaga sosial.
Sesungguhnya perusahaan dapat memilih strategi bermacam-macam untuk menghasilkan keuntungan. Ada yang berusaha untuk langsung memperoleh keuntungan sejak perusahaan berdiri (from day one) dan ada pula yang berusaha untuk menggaet pasar terlebih dahulu sebagai investasi sebelum kemudian mengejar keuntungan.
Begitu pula dengan strategi yang bernama efisiensi pada proses kerja sebagai salah satu langkah yang harus ditempuh oleh perusahaan untuk memperbaiki kinerja perusahaan dan meningkatkan laba usaha. Bahkan bukan saja bertujuan untuk meningkatkan profitabilitas, strategi ini juga dapat melakukan efisiensi biaya, serta menjaga arus kas operasi demi kelancaran bisnis.
Sebab ada beberapa masalah yang sering menjadi penyebab mengapa akhirnya pengeluaran perusahaan menjadi membengkak dan berakibat fatal terhadap arus keuangan.
Salah satunya adalah pengelolaan keuangan yang tidak sistematis, sedangkan hal ini menjadi pondasi yang harus dimiliki sejak usaha itu berdiri. Bayangkan jika data transaksi tidak tercatat dengan baik, maka bukan tidak mungkin jika nantinya akan sulit untuk mengatur atau melakukan analisis keuangan yang ada dalam menentukan strategi bisnis ke depan.
Selain itu masalah lainnya yang dihadapi oleh perusahaan adalah saat produksi tidak seimbang dengan penyimpanan bahan baku. Apalagi ketika menyimpan bahan baku dengan durasi terlalu lama, hal tersebut tentunya harus dihindari. Sebab ada beberapa bahan baku yang sifatnya sangat rentan dan hanya bisa disimpan dalam kurun waktu yang sebentar.
Belum lagi jika perusahaan melakukan promosi ke berbagai media, yang mana memerlukan biaya cukup besar, terutama jika beriklan melalui media cetak maupun elektronik. Namun demikian meski seandainya telah beralih menggunakan iklan pada media daring yang lebih efektif, harus tetap dengan pemilihan strategi biaya agar pengeluaran lebih efektif.
Tak hanya itu, jumlah pekerja juga dapat menjadi penyebab fixed cost membengkak. Pasalnya terkadang memiliki karyawan yang terlalu banyak bukan saja membuat pekerjaan menjadi tidak efektif, akan tetapi juga membuat perusahaan harus mengeluarkan fixed cost yang besar untuk proses penggajian.
Diperlukan cara yang efektif dan dapat secara signifikan untuk meningkatkan penghasilan usaha, salah satunya adalah dengan strategi efisiensi pada proses kerja. Yaitu strategi yang dilakukan untuk menyiapkan tim dari perusahaan agar bisa memilih mana pekerjaan yang penting dan tidak, yang perlu dipangkas atau dihilangkan agar nantinya proses kerja dapat berjalan seefektif dan seefisien mungkin.
Proses kerja merupakan hal yang penting untuk sebuah bisnis, dan karena kebanyakan proses kerja cenderung tidak efisien dan atau berlebihan karena seringkali tidak tampak dan sulit diukur. Sehingga kerugian yang diakibatkan biasanya dapat diasumsikan pada kisaran 20-35 persen dari total omset.
Hal ini terjadi karena faktor-faktor seperti hilang penjualan, keterlambatan pembayaran, waktu luang, kehilangan pelanggan, proses yang panjang, gagal retur, hingga frustasi memang seringkali menjadi kerugian yang tidak terlihat dan sulit diukur akibat proses kerja yang tidak efisien dan atau berlebihan.
Sehingga tips pertama dalam menghemat biaya operasional perusahaan adalah dengan melakukan evaluasi proses kerja pada perusahaan. Selanjutnya adalah memilih strategi efisiensi yang paling pas untuk dapat diimplementasikan oleh tim dalam proses kerja.
Berikut ini adalah contoh implementasi efisiensi pada proses kerja startup restoran dalam menyajikan semangkuk es teler. Skema proses kerja pada awalnya dilakukan dengan tahapan berturut-turut adalah mengambil gelas, dua langkah mengambil es batu, dua langkah kembali untuk memasukkan bahan-bahan, baru kemudian disajikan. Setelah diukur waktunya, proses kerja ini memerlukan durasi sepanjang 90 detik.
Kemudian langkah efisiensi yang perlu dilakukan adalah dengan mendekatkan wadah es batu dengan wadah bahan-bahan, adonan, dan gelas bartender. Sehingga inovasi ini akan menghilangkan proses melangkah untuk mengambil es batu. Ternyata setelah diukur waktunya, inovasi pada proses kerja ini membutuhkan durasi sepanjang 54 detik atau mempercepat kinerja sebesar 40 persen.
Dari contoh tersebut dapat kita telaah bahwa apabila hal ini terjadi pada jam sibuk seperti jam makan siang atau jam makan malam, maka pelayanan prima kepada pelanggan akan lebih terjaga. Sehingga potensi kehilangan pelanggan, hilangnya kesempatan penjualan, dan proses kerja yang panjang dapat dipangkas.
Dengan proses kerja yang lebih efisien, bukan tidak mungkin kebutuhan atas tenaga kerja akan bisa dikurangi, kecepatan dan kualitas pelayanan meningkat, sehingga berdampak terhadap meningkatnya kepuasan pelanggan yang kemudian berujung pada potensi penurunan biaya serta bertambahnya omzet dan laba usaha secara signifikan.
Maka dari itu, lakukanlah analisis proses kerja pada pekerjaan yang penting dan yang tidak penting, mana yang perlu dihilangkan atau dipangkas. Kemudian buatlah proses kerja pada perusahaan seefektif dan seefisien mungkin agar tercapai peningkatan penghasilan tanpa harus menaikkan margin keuntungan. Selamat mencoba.
Baratadewa Sakti P *) adalah Praktisi Keuangan Keluarga & Pendamping Bisnis UMKM
