Amuntai, (Antaranews Kalsel) - Mahasiswa diploma empat Kearsipan Universitas Terbuka (UT) di Alabio Kabupaten Hulu Sungai Utara, Kalimantan Selatan, membantu akuisisi arsip statis milik Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD).
Kepala Seksi Kearsipan Perpustarda Hulu Sungai Utara (HSU) Karyanadi di Amuntai, Senin, mengatakan, pihaknya memanfaatkan jasa mahasiswa UT yang sedang magang untuk diperbantukan melakukan pengumpulan atau proses penambahan (akuisisi) arsip statis karena terbatasnya tenaga di bagian kearsipan.
Menurut Karyanadi, jumlah Pegawai Negeri Sipil (PNS) di bagian kearsipan hanya berjumlah tiga orang dan dua tenaga kontrak.
"Keterbatasan staf bagian kearsipan membuat kami menggunakan tenaga mahasiswa UT, yang kebetulan magang di kantor Perpustarda HSU untuk membantu kegiatan akuisisi arsip," katanya.
Karyanadi menuturkan, jumlah mahasiswa UT yang magang setiap tahunnya di Kantor Perpustarda HSU rata-rata 10 orang.
"Kebetulan setiap tahun hanya bagian keuangan yang rutin meminta bantuan akuisisi arsip statis kepada Perpustarda HSU, sehingga mahasiswa UT terbiasa mengakuisisi arsip milik bagian keuangan Setda HSU, yang kini sudah berubah menjadi Badan Keuangan dan Aset Daerah," katanya.
Akuisisi arsip statis milik Badan Keuangan dan Aset Daerah ini, kata Karyanadi, biasanya memakan waktu hingga empat bulan, karena data keuangan yang berupa angka dan hitungan cukup rumit, diperlukan kecermatan dan kehati-hatian dalam pengumpulan dan pengelolaannya.
Karyanadi mengakui, jika Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang lain masih kurang memanfaatkan keberadaan Kantor Perpustarda untuk mengakuisisi arsip statis ini.
"Hanya Bagian Keuangan yang rutin minta bantuan kami untuk mengakuisisi arsip statis, mungkin karena arsip statis keuangan ini dinilai berpotensi menjadi arsip penting, sedang tempat penyimpanan arsip di Badan Keuangan dan Aset Daerah saat ini masih minim," katanya.
Arsip statis, jelasnya merupakan arsip lama yang sudah tidak dipakai lagi namun demikian tetap merupakan data penting untuk dikelola dan disimpan karena sewaktu-waktu diperlukan arsip ini masih bisa dipakai.
Akuisisi bertujuan untuk mengumpulkan, mengelola dan menyimpan arsip statis agar tidak hilang atau rusak.
Dijelaskan, sesuai Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 arsip statis yang sudah berusia 10 tahun harus diserahkan SKPD ke Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah untuk dikelola dan disimpan
"Kalau tidak diserahkan ke kantor Arsip maka sesuai UU, itu akan ada sanksinya," kata Karyanadi tanpa merinci sanksi yang dimaksud.
Sedang kewenangan mengelola arsip in-aktif, yakni arsip lama yang masih digunakan, diserahkan kepada masing-masing SKPD.
Ia menerangkan, meski SKPD lain kurang berinisiatif meminta bantuan Perpustarda untuk mengakuisisi arsip statis, namun pihak Perpustarda HSU tetap mengagendakan akuisisi arsip in-aktif dan penataan arsip dinamis kesejumlah SKPD setiap tahun.
"Kita membatasi 10 SKPD untuk dilakukan akuisisi arsip in-aktif dan penataan arsip dinamis setiap tahun" katanya.
Dijelaskan, kegiatan akuisisi arsip in-aktif dan penataan arsip dinamis untuk tiap SKPD di target selesai dalam satu bulan. Sebanyak tujuh petugas Bagian Kearsipan yang dikirim ke SKPD terdiri tiga PNS, dua tenaga kontrak dan dua tenaga magang.
Pada Januari 2015 petugas Bidang Kearsipan Perpustarda HSU sudah melakukan akuisisi arsip in-aktif milik Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah, Perindustrian dan Perdagangan dan tengah melakukan akuisisi arsip di Dinas Perencanaan Pembangunan Daerah di Pebruari ini.
"Maret dilanjutkan ke Dinas Pendapatan Daerah" Imbuhnya.
Kegiatan akuisisi arsip ke SKPD ini, kata Karyanadi, dilakukan mengingat semua SKPD belum memiliki tenaga arsiparis sehingga membutuhkan bantuan untuk mengelola arsip penting dan bernilai.
Selain rutin melakukan akuisisi arsip in-aktif di 10 SKPD, petugas bidang kearsipan dengan dibantu tenaga kontrak setiap tahun melakukan pembinaan di 53 SKPD termasuk 10 pemerintah kecamatan, 219 desa dan kelurahan.
"Seluruh staf SKPD, kecamatan termasuk aparat desa dan kelurahan sudah pernah mengikuti pendidikan dan pelatihan tata kelola kearsipan, jadi tugas kami selanjutnya hanya membina, memantau kegiatan kearsipan apakah sudah sesuai dengan tata kelola arsip yang benar," katanya.
Menurut Karyanadi, pengetahuan dan pemahaman pimpinan SKPD yang kurang di bidang pengelolaan kearsipan sering berimbas pada kurang maksimalnya pengelolaan arsip di SKPD yang mereka pimpin.
"Apalagi pimpinan yang baru menjabat terkadang tidak memperhatian arsip lama sehingga kemungkinan arsip menjadi hilang atau rusak sangat sering terjadi," katanya.
COPYRIGHT © ANTARA News Kalimantan Selatan 2015
Kepala Seksi Kearsipan Perpustarda Hulu Sungai Utara (HSU) Karyanadi di Amuntai, Senin, mengatakan, pihaknya memanfaatkan jasa mahasiswa UT yang sedang magang untuk diperbantukan melakukan pengumpulan atau proses penambahan (akuisisi) arsip statis karena terbatasnya tenaga di bagian kearsipan.
Menurut Karyanadi, jumlah Pegawai Negeri Sipil (PNS) di bagian kearsipan hanya berjumlah tiga orang dan dua tenaga kontrak.
"Keterbatasan staf bagian kearsipan membuat kami menggunakan tenaga mahasiswa UT, yang kebetulan magang di kantor Perpustarda HSU untuk membantu kegiatan akuisisi arsip," katanya.
Karyanadi menuturkan, jumlah mahasiswa UT yang magang setiap tahunnya di Kantor Perpustarda HSU rata-rata 10 orang.
"Kebetulan setiap tahun hanya bagian keuangan yang rutin meminta bantuan akuisisi arsip statis kepada Perpustarda HSU, sehingga mahasiswa UT terbiasa mengakuisisi arsip milik bagian keuangan Setda HSU, yang kini sudah berubah menjadi Badan Keuangan dan Aset Daerah," katanya.
Akuisisi arsip statis milik Badan Keuangan dan Aset Daerah ini, kata Karyanadi, biasanya memakan waktu hingga empat bulan, karena data keuangan yang berupa angka dan hitungan cukup rumit, diperlukan kecermatan dan kehati-hatian dalam pengumpulan dan pengelolaannya.
Karyanadi mengakui, jika Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang lain masih kurang memanfaatkan keberadaan Kantor Perpustarda untuk mengakuisisi arsip statis ini.
"Hanya Bagian Keuangan yang rutin minta bantuan kami untuk mengakuisisi arsip statis, mungkin karena arsip statis keuangan ini dinilai berpotensi menjadi arsip penting, sedang tempat penyimpanan arsip di Badan Keuangan dan Aset Daerah saat ini masih minim," katanya.
Arsip statis, jelasnya merupakan arsip lama yang sudah tidak dipakai lagi namun demikian tetap merupakan data penting untuk dikelola dan disimpan karena sewaktu-waktu diperlukan arsip ini masih bisa dipakai.
Akuisisi bertujuan untuk mengumpulkan, mengelola dan menyimpan arsip statis agar tidak hilang atau rusak.
Dijelaskan, sesuai Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 arsip statis yang sudah berusia 10 tahun harus diserahkan SKPD ke Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah untuk dikelola dan disimpan
"Kalau tidak diserahkan ke kantor Arsip maka sesuai UU, itu akan ada sanksinya," kata Karyanadi tanpa merinci sanksi yang dimaksud.
Sedang kewenangan mengelola arsip in-aktif, yakni arsip lama yang masih digunakan, diserahkan kepada masing-masing SKPD.
Ia menerangkan, meski SKPD lain kurang berinisiatif meminta bantuan Perpustarda untuk mengakuisisi arsip statis, namun pihak Perpustarda HSU tetap mengagendakan akuisisi arsip in-aktif dan penataan arsip dinamis kesejumlah SKPD setiap tahun.
"Kita membatasi 10 SKPD untuk dilakukan akuisisi arsip in-aktif dan penataan arsip dinamis setiap tahun" katanya.
Dijelaskan, kegiatan akuisisi arsip in-aktif dan penataan arsip dinamis untuk tiap SKPD di target selesai dalam satu bulan. Sebanyak tujuh petugas Bagian Kearsipan yang dikirim ke SKPD terdiri tiga PNS, dua tenaga kontrak dan dua tenaga magang.
Pada Januari 2015 petugas Bidang Kearsipan Perpustarda HSU sudah melakukan akuisisi arsip in-aktif milik Dinas Koperasi, Usaha Kecil Menengah, Perindustrian dan Perdagangan dan tengah melakukan akuisisi arsip di Dinas Perencanaan Pembangunan Daerah di Pebruari ini.
"Maret dilanjutkan ke Dinas Pendapatan Daerah" Imbuhnya.
Kegiatan akuisisi arsip ke SKPD ini, kata Karyanadi, dilakukan mengingat semua SKPD belum memiliki tenaga arsiparis sehingga membutuhkan bantuan untuk mengelola arsip penting dan bernilai.
Selain rutin melakukan akuisisi arsip in-aktif di 10 SKPD, petugas bidang kearsipan dengan dibantu tenaga kontrak setiap tahun melakukan pembinaan di 53 SKPD termasuk 10 pemerintah kecamatan, 219 desa dan kelurahan.
"Seluruh staf SKPD, kecamatan termasuk aparat desa dan kelurahan sudah pernah mengikuti pendidikan dan pelatihan tata kelola kearsipan, jadi tugas kami selanjutnya hanya membina, memantau kegiatan kearsipan apakah sudah sesuai dengan tata kelola arsip yang benar," katanya.
Menurut Karyanadi, pengetahuan dan pemahaman pimpinan SKPD yang kurang di bidang pengelolaan kearsipan sering berimbas pada kurang maksimalnya pengelolaan arsip di SKPD yang mereka pimpin.
"Apalagi pimpinan yang baru menjabat terkadang tidak memperhatian arsip lama sehingga kemungkinan arsip menjadi hilang atau rusak sangat sering terjadi," katanya.
Editor : Ulul Maskuriah
COPYRIGHT © ANTARA News Kalimantan Selatan 2015